۵ وظیفه اصلی یک مدیر موفق

در مقاله ی قبل توضیح دادیم که مدیریت چیست؟ در ادامه ی مطلب قبل در این قسمت به وظایف مدیریت می پردازیم. صاحب نظران علم مدیریت همواره توجه خاصی به وظایف مدیریت داشته اند. چرا که این حیطه در بردارنده بسیاری از کارکردهای اصلی مدیریت است و برای مدیران و علاقمندان به حوزه ی مدیریت جهت دهنده و روشن کننده مسیر است. در مورد وظایف مدیریت ، نظرات مختلفی از سوی صاحب نظران علم مدیریت بیان شده است. اما آنچه مسلم است این است که اغلب آنان بر روی ۵ وظیفه اصلی مدیر توافق نظر دارند. این پنج وظیفه مدیر که اصول پنجگانه مدیریت یا وظایف پنجگانه مدیریت هم نامیده می شود در زیر آورده شده اند:

1. برنامه ریزی

2. سازماندهی

3. به کار گماردن

4. رهبری

5. کنترل

باید گفت نظرات تکمیلی تری بر این ۵ وظیفه مدیر نوشته شده است که به جهت تکامل این وظایف مدیریت بوده است که مورد بحث ما در اینجا نیست.

در واقع همه انها به نوعی زیر مجموعه این ۵ وظیفه اصلی مدیر می باشند. من در اینجا قصد ندارم مبانی علمی و تئوری مدیریت را مورد بحث و بررسی قرار دهم چرا که یکی از اشکالات مهمی که همواره بر سر راه مدیران و علاقمندان به مدیریت وجود داشته و دارد همین تئوری هایی است که عملا در محیط کار قابل استفاده نیستند.

 همانطور که همه ی ما می دانیم مبانی نظری و تئوری مدیریت اغلب، کارکردهای عملی و کاربردی لازم در حین مدیریت و تصمیم گیری مدیران را ندارند. لذا در اینجا این پنج وظیفه مدیر را از دید کارکردی و کاربردی آنان مورد بررسی قرار دهیم.

۱) برنامه ریزی: وظایف مدیریت (اصول مدیریت)

برنامه ریزی تنها وظیفه مدیر است که تمامی صاحبنظران علم مدیریت بر آن اتفاق نظر دارند. برنامه ریزی اصل اول از اصول مدیریت و  وظایف مدیریت است که فقدان آن آسیب هایی جدی به پیکره ی سازمان ها وارد می سازد. برنامه ریزی شامل پیش بینی عملیات های سازمان، تعیین روشها و مسیرهای دستیابی و اجرای آنها به منظور دستیابی به اهداف اصلی سازمان است.

مدیران بدون داشتن هدف و برنامه ریزی در واقع پیوسته در حال واکنش دادن به اتفاقات روزمره و بحران ها هستند، لذا به سمت و سوی و مسیر مشخصی نمی روند. علیرغم اینکه همیشه مشغول هستند و فرصت کافی برای رسیدگی به وظایف دیگر خود ندارند. در حالی که با برنامه ریزی درست می توان مدیریت بحران در سازمان را براحتی انجام داد.

بسیاری از مدیران مشغول بودن را نشانه ی مفید بودن می دانند که این خطایی بزرگ است که چشم مدیران را بسته نگه می دارد. لذا قادر به دیدن واقعیت ها نیستند و دلایل اغلب شکستهایشان را نمی توانند ببینند.

در هر برنامه ریزی، نیاز به داشتن یک هدف است و بدون هدف تقریبا برنامه ریزی هم غیر ممکن می شود. لذا توصیه می کنم قبل از هر چیز اهداف سازمانتان را به درستی تعریف کنید. سپس این اهداف را خرد و به زبان تیم های زیرمجموعه سازمان ترجمه نمایید. آنگاه به سمت برنامه ریزی بروید. در اهمیت برنامه ریزی و هدف گذاری همین کافی است که از ارکان و اصول مدیریت می باشند.

ویدئوی زیر را که در مورد اهمیت هدفگذاری و برنامه ریزی در اصول مدیریت است را ببینید:

این ویدئوی کوتاه در مورد برنامه ریزی کلان است. به تبع برای برنامه ریزی های روزانه و کوتاه مدت هم ما به این اهداف نیاز داریم. برخی برنامه ریزی های روزانه جدای از اهداف اصلی سازمان هستند که خود آنها هم باید یک هدفی داشته باشند تا بتوان برنامه ریزی درستی انجام داد.

تعیین هدف ها یکی از مهمترین عوامل در میزان دستیابی به یک مدیریت موثر در سازمان است. هدف ها همان نتابج مورد انتظار ما از اجرای برنامه ها هستند که باید مشخص و قابل اندازه گیری هم باشند.

الویت بندی هدف ها هم از مهارتهایی است که هر مدیری باید آنرا بیاموزد و تشخیص دهد که در این لحظه چه چیزی اولویت دارد. پس با اینکه برنامه ریزی یکی از وظایف اصلی مدیریت و از اصول مدیریت است اما، بدون هدف گذاری برای سازمان و شرکت امکان برنامه ریزی وجود ندارد. به نظر من باید اسم این وظیفه را هدف گذاری و برنامه ریزی گذاشت.

دوره هدف گذاری و برنامه ریزی موثر در مدیریت با این دیدگاه طراحی شده است و می تواند راهنمای بسیار خوبی برای مدیرانی باشد که قصد دارند این وظیفه مدیر را به نحو احسن به انجام برسانند.

۲) سازماندهی: وظایف مدیریت (اصول مدیریت)

سازماندهی یکی دیگر از پنج وظیفه اصلی مدیریت و جز اصول مدیریت است که در اینجا مورد بحث قرار می گیرد. سازماندهی در واقع فعالیتی ضروری است که به کمک آن هدف های خرد شده ی سازمان را، به وظایف کوچکتری تبدیل کرده و واحدها و افراد مختلف را برای انجام آن فعالیت ها بکار می گیریم.

در سازماندهی مدیر، منابع سازمان (شامل منابع انسانی، منابع مالی، ماشین آلات وتجهیزات و ….) را به مؤثرترین شکل ممکن کنار هم بکار می گیرد تا به اهداف تعریف شده دست پیدا کند. سازماندهی را می توان تعیین واحدهای سازمانی، تعریف پست های سازمانی و مشاغل، گروه بندی افراد با شرح وظایف آنان، اصول هماهنگی و همکاری آنان با یکدیگر نامید. سازماندهی که یکی از اصول مدیریت است را باید به گونه ای انجام داد تا به طوری که بتوان از توانایی های افراد و منابع به طور شایسته ای استفاده کرد.

مثلا تعریف چارت سازمانی اصولی و کارا می تواند یکی از اصول سازماندهی باشد. در چارت سازمانی واحدهای مختلف سازمان و افرادی که در آن واحدها کار می کنند نمایش داده می شود و ارتباطات فی مابین تعریف می شود. نوشتن شرح وظایف به دنبال آن می تواند یکی دیگر از اصول سازماندهی در مدیریت باشد.

اصول سازماندهی در مدیریت و مراحل اصلی آن

1. طراحی و تعیین فعالیت ها

2. دسته بندی فعالیت ها و تعریف واحدهای اصلی سازمان

3. تعریف پست های سازمانی بر مبنای فعالیت ها و واحدهای تعریف شده

4. تعریف ارتباطات این واحدها و پست های سازمانی

5. تعریف وظایف و شرح شغل هر کدام از این پست های سازمانی بر مبنای فعالیت ها ی دسته بندی شده

با انجام ۵ مرحله ی بالا شما به یک چارت سازمانی مفید و کارا که در آن واحدهایی منسجم و هدفمند بعلاوه پست ها و مشاغل سازمانی به خوبی تعریف شده اند دست پیدا می کنید. این چارت سازمانی در واقع نشأت گرفته از اهداف اصلی سازمان می باشد و تمامی آنها در راستای اهداف اصلی فعالیت می کنند.

ضعف بزرگی که در بسیاری از سازمانها وجود دارد، وجود واحدها و پست های سازمانی بدون ارزش افزوده است. معمولا وقتی ما برای مشاوره مدیریت به سازمان ها ورود می کنیم و اقدام به سازماندهی می کنیم، میبینیم برخی مشاغل، اضافی طراحی شده اند و هدف خاصی را دنبال نمی کنند.

تفویض اختیار برای واگذاری مناسب و صحیح کارها هم یکی از مهارتهای ضروری برای انجام یک سازماندهی موفق و کاراست. در این راستا هم محصول تفویض اختیار می تواند به کمک شما بیاید و شما را یاری رساند.

۳) بکار گماردن: استخدام و به کارگیری کارمندان عالی از وظایف مدیریت

بکارگماردن به نظر من در بین وظایف اصلی مدیریت اهمیتی حیاتی دارد. اما متاسفانه خیلی کم منابع علمی به آن پرداخته اند و در بین وظایف اصلی مدیر توجه کمتری به آن شده است. بکار گماردن یعنی استخدام و بکارگیری نیروی انسانی مناسب پست ها و مشاغل سازمانی که، در مرحله ی سازماندهی تعریف شده اند.

فکر کنید که نیروی انسانی مناسبی استخدام نکنید. به نظر شما آیا فعالیت ها و شرح وظایف تعریف شده ی شما به انجام خواهد رسید؟ قطعا خیر. پس نتیجه چه می شود؟ کاملا شفاف است سازمان و مدیر در رسیدن به اهداف تعریف شده ی خود شکست می خورند. بدون داشتن نیروی انسانی خوب، دستیابی به اهداف سازمانی کاری تقریبا محال است. پس یک مدیر باید بتواند نیروهایی کارآمد و مناسب هر شغل استخدام نماید. آنها را آموزش دهد و در نهایت بکار بگیرد.

این نیروهای انسانی هستند که آن فعالیت های سازماندهی شده و دسته بندی شده را به انجام می رسانند. در نتیجه اهداف خرد شده بدست می آیند و در نهایت اهداف سازمانی محقق می شوند. برای این منظور مدیر باید اصول استخدام نیروهای انسانی مناسب را به خوبی بیاموزد.

پر کردن مشاغل  ساختار سازمانی تعریف شده از طریق شناسایی نیازمندی های هر شغل، امکان پذیر است. پس ابتدا مشاغل ساختار سازمانی را به خوبی شناسایی کنید. سپس بررسی کنید و ببینید مشاغل این شغل چه مهارتهایی نیاز دارد. سپس اقدام به استخدام و بکارگیری نیروی انسانی مناسب آن شغل کنید.

دوره جذب و استخدام بهترین ها به شما در آموزش و یادگیری این مهارت کمک های شایانی می کند. در این کارگاه شما اصول مصاحبه شغلی را نیز خواهید آموخت.

۴) هدایت و رهبری: وظایف مدیریت (اصول مدیریت)

در تعریف معنا و مفهوم رهبری سازمانی و هدایت کارکنان در محیط های کاری نظرات بسیاری وجود دارد و البته هیچکدام از آنها هم به طور جامع نمی توانند این مفهوم را آنچنان که شایسته است تببین نمایند.

رهبری هنری است که باعث می شود افراد با میل و رغبت و با انگیزه و علاقه ، فعالیت های تعریف شده برای آنان را به انجام برسانند و همواره تلاش کنند که این وظایف را به بهترین وجه انجام دهند. رهبری نیاز به توانایی تاثیرگذاری دارد که مدیر باید آن را در خود تقویت نماید.

وظیفه مدیر بعد از بکارگماردن نیروها و کارکنان مناسب هر شغل، هدایت و راهنمایی آنان در مسیر رسیدن به اهداف تعریف شده است. به طوری که آنان با عشق و علاقه فعالیت ها را به انجام برسانند و کم و کاستی در این بین وجود نداشته باشد. برای اینکار نیاز است که مدیر بتواند سطح انگیزه کارمندان را بالا نگه دارد. با انگیزه نگه داشتن کارمندان خود می تواند بعنوان یکی از اصول مدیریت تعریف شود. اهمیت انگیزه کارمندان تا آنجایی است که می توان گفت:

مدیر باید اصول با انگیزه نگهداشتن کارمندان و افزایش انگیزه آنان را بخوبی یاد بگیرد. داشتن این مهارت به خودی خود می تواند وظیفه چهارم از وظایف مدیریت را پوشش دهد.

کارمندان باید به صورت ذهنی و عاطفی درگیر فعالیت ها شوند نه از روی اجبار و زور. بسیاری از مدیران مشغول بودن کارمندان را به عنوان مشارکت می شناسند. که باید گفت اینطور نیست! بلکه آنان فقط به صورت جسمی با کار درگیر شده اند و به صورت عاطفی و ذهنی درگیری لازم را ندارند.

مدیر باید برای موفقیت در این بخش از اصول مدیریت مدیریت، مهارت انگیزه بخشی به کارکنان، مهارت ارتباطی و هوش هیجانی خود را تقویت کند. برای این منظور دوره انگیزه بخشی به کارکنان، مهارت ارتباطی مدیر ، هوش هیجانی در مدیریت و کتاب سرباز درون توصیه می شود.

۵) کنترل : وظایف مدیریت (اصول مدیریت)

مدیریت بدون کنترل راندن در تاریکی است. مدیر به کمک کنترل نسبت به نحوه ی تحقق اهداف و انجام فعالیت ها آگاهی می یابد و می تواند نسبت به کشف انحرافات و اصلاح آنها اقدام کند. کنترل یک ابزار کاربردی مدیران در کلیه رده های سازمانی است از مراتب عالی گرفته تا رده های سرپرستی.

در صورتی که مدیر تمامی وظایف فوق را به درستی به انجام برساند ولی آنها را کنترل نکند هیچ تضمینی وجود ندارد که فعالیت ها آنگونه که تعریف شده اند به انجام برسند.

آخرین وظیفه از وظایف پنجگانه مدیریت یا اصول پنجگانه مدیریت ، کنترل است. در واقع در صورتی که مدیر تمامی وظایف فوق را به درستی به انجام برساند ولی آنها را کنترل نکند هیچ تضمینی وجود ندارد که فعالیت ها آنگونه که تعریف شده اند به انجام برسند.

سازمانها بدون داشتن یک سیستم کنترلی موثر در تحقق ماموریت های خود موفق نخواهد شد و نمی تواند از منابع خود به خوبی استفاده کند، قطعا علاوه بر انحراف از اهداف اصلی خود، منابع را نیز به هدر می دهد.

کنترل موثر یک الزام برای داشتن یک مدیریت موثر است. چرا که پیش بینی ها و برنامه های عملیاتی همواره با درصدی خطا توام هستند. کشف و اصلاح این خطاها از الزامات و وظایف اصلی مدیریت است و باید گفت بدون کنترل این امر امکان پذیر نیست.

یکی دیگر از کارکردهای کنترل این است که مدیر را از تغییرات محیطی آگاه می سازد همچنین از اثرات آن بر سازمان ، کیفیت و کمیت کالاها، خدمات سازمان و … آگاهی می یابد.

همه ی شواهد فوق نشان می دهند که سازمانهای امروزی به ویژه سازمانهای ایرانی نیاز ضروری به یک سیستم کنترل دارند. کنترل را می توان مقایسه بین آنچه هست و آنچه باید باشد، نامید.

چه چیزهایی باید کنترل شوند؟

واقعیت این است که کنترل بر کلیه منابع اعمال می شود. منابع مالی، منابع اطلاعاتی، عملیاتی، فرآیندها، منابع انسانی و …. اما اصول کنترل منابع انسانی با کنترل بقیه منابع و فعالیت ها کاملا متفاوت است. و اگر مدیری این تفاوت را درک نکند به طور حتم در این مسیر دچار مشکلات بزرگی می شود.

انسان اصولا کنترل گریز است و نداستن این موضوع موجب ایجاد مقاومت در آنها می شود. لذا ضروری است که مدیر از اصول کنترل و نحوه ی آن آگاهی لازم را داشته باشد. وجود فعالیت هایی مثل کنترل کیفیت، کنترل امور مالی، کنترل فروش، کنترل موجودی ها، ارزیابی عملکرد،  نمونه هایی از تلاش های مدیران برای کنترل منابع و فعالیت هاست. اما اغلب سازمانها و مدیران از داشتن یک کنترل منسجم بی بهره هستند و تلاش های آنان برای کنترل به صورت پراکنده صورت می پذیرد.

گاهی این پراکندگی موجب می شود توجه مدیر از قسمت های مهم سازمان به قسمت هایی با اثر کم معطوف شود. و این خود باعث می شود فعالیت های مهم تا زمانی که به شکست منتهی نشوند در سازمان دیده نشوند. بعد از شکست معمولا مدیران به سراغ این فرآیندها می روند که دیگر دیر شده است و سازمان ضررهای هنگفتی هم متحمل می شود.

کنترل اصولا به سه دسته کلی زیر تقسیم بندی می شود.

1. کنترل قبل از انجام کار
2. کنترل حین کار
3. کنترل پایان کار

که تمامی آنها هم اصول کنترلی خود را دارند و مدیر باید قادر باشد تا منافع و مضرات هر کدام از آنها را در سازمان شناسایی و بر اساس آنها اقدام به انتخاب مدل و نوع کنترل نماید. در برخی از فرآیندها کنترل ابتدای کار و حین کار امکان پذیر نیست و مجبور به کنترل پایان کار هستیم در برخی دیگر برعکس.

هر کدام از این انواع کنترل هزینه های خود را دارند که باید در طراحی سیستم کنترلی به آنها توجه نمود. انسجام اطلاعات و خلاصه سازی آنان نیز باید در طراحی سیستم کنترلی مورد توجه قرار گیرد اگر مدیر هر روز با انبوهی از اطلاعات روبرو شود به دلیل نداشتن فرصت کافی برای رسیدگی، به تدریج آنها را نادیده می گیرد.

در مجموع داشتن یک سیستم کنترلی برای هر سازمانی از الزامات کنترل است. من در این راه اقدام به ابداع روشی برای کنترل در سازمانها نموده ام که می تواند مدیران را در طراحی یک سیستم کنترلی جامع و کاربردی یاری رساند.

دوره های سیستم سازی کسب و کار به روش عاسا و طراحی سیستم کنترلی در مدیریت به روش تارعنکبوت می تواند مورد استفاده قرار گیرند. توجه بفرمایید هدف از کنترل در مدیریت کنترل آدمها نیست بلکه کنترل فرآیندهاست. برای ارزیابی عملکرد کارمندان و یادگیری نحوه پرداخت پاداش به کارمندان، دوره ارزیابی عملکرد کارا را توصیه میکنم.

جمع بندی وظایف اصلی مدیریت ( وظایف پنجگانه مدیریت )

در نهایت باید گفت موارد فوق وظایف مدیریت یا وظایف پنجگانه مدیریت بودند که تشریح شدند. ولی مدیر وظایف گسترده تری دارد و نمی توان به اینها بسنده کرد. در این راستا نیاز به آموزش مهارتهای مدیریتی دارد تا بتواند وظایف خود را به نحو احسن به انجام برساند و منافع خود و سازمان را کسب نماید.

من این مهارتها را به ۲۳ دسته تقسیم کردم و اعتقاد دارم که هر مدیر قبل از هر چیزی نیاز به تقویت این مهارتها در خود دارد. بر همین اساس دوره آنلاین مدیریت تحت عنوان پکیج آموزش مدیریت کاربردی در ایران طراحی شده است که می توانید برای شناخت و برنامه ریزی برای ارتقاء این مهارتها از آن استفاده نمایید.

همچنین دوره های غیرحضوری دیگری که می تواند برای شما مفید باشد، دوره مهارت گزارش نویسی و مهارت مدیریت جلسات می باشد که به صورت ویدیو است و می تواند این مهارتها را در شما تقویت و نهادینه نماید